Jak z sald kont zrobić rachunek zysków i strat?

Rachunek zysków i strat zestawia przychody i koszty roku według wzoru z Załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. W wariancie porównawczym każde konto wynikowe przypisujesz do jego wiersza, od przychodów odejmujesz koszty i schodzisz przez kolejne wyniki aż do zysku netto. Ten zysk musi być równy wierszowi „Zysk (strata) netto” w bilansie, więc dwa sprawozdania sprawdzają się nawzajem.

Trzy konta Ziarna wypełniają trzy wiersze

Śledzimy Ziarno sp. z o.o., małą palarnię kawy, po wszystkich 16 operacjach z księgi. W zestawieniu obrotów i sald szukasz kont wynikowych. Tamten tekst kończy się na operacji 9, a poniższe salda są już po operacji 16. Ziarno ma trzy takie konta, a ich numery pochodzą z naszego przykładowego planu:

• 730 Przychody ze sprzedaży towarów: saldo 9 500,00 zł Ma,
• 731 Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia: saldo 5 500,00 zł Wn,
• 402 Usługi obce: saldo 1 200,00 zł Wn.

Wzór z ustawy ma dla nich gotowe miejsca. Przychód to „IV. Przychody netto ze sprzedaży towarów”, czynsz to „III. Usługi obce”, a wartość towaru to „VIII. Wartość sprzedanych towarów” (Załącznik nr 1). Jak działają strony tych kont, wyjaśnia tekst o kontach wynikowych.

Tabela pokazuje tylko wiersze z kwotami, a pełny wzór ma ich znacznie więcej. Upraszczamy też dwie rzeczy. Pomijamy podatek dochodowy, więc wiersz J „Podatek dochodowy” wynosi u nas 0,00 zł. Pomijamy również kolumnę poprzedniego roku, choć ustawa każe pokazać dane „za bieżący i poprzedni rok obrotowy” (art. 47 ust. 1). Czytamy salda sprzed zamknięcia ksiąg, a samo zamknięcie omówimy w osobnym tekście o zamknięciu roku.

Od przychodów schodzisz w dół przez cztery wyniki

Przychody to 9 500,00 zł. Koszty to 1 200,00 zł i 5 500,00 zł, razem 6 700,00 zł. Stąd C, czyli zysk ze sprzedaży, wynosi 2 800,00 zł. Wzory stoją w samych nazwach wierszy: C to „A–B”, F to „C+D–E”, I to „F+G–H”, a L to „I–J–K” (Załącznik nr 1).

Każdy poziom ma swoje znaczenie. C mówi, ile zarobiła sama sprzedaż. D i E dodają pozostałą działalność operacyjną, G i H operacje finansowe, a J i K obciążenia wyniku. W księdze Ziarna nie ma żadnej z tych pozycji, także dlatego, że pominęliśmy podatek, więc wszystkie cztery wyniki są równe. W prawdziwej firmie z zyskiem doszłoby przynajmniej obciążenie podatkiem. Ustawa buduje wynik netto podobnie: z działalności operacyjnej, operacji finansowych i podatku (art. 42 ust. 1).

Wynik w RZiS musi zgadzać się z bilansem

W bilansie po operacji 16 obie sumy wynoszą 59 300,00 zł, a w pasywach stoi wiersz „Zysk (strata) netto” na 2 800,00 zł. Tyle samo pokazuje L w tabeli wyżej. To nie przypadek: bilans pokazuje, ile wynik dołożył do kapitału własnego, a RZiS, skąd się wziął. Gdyby te kwoty się różniły, szukałbyś błędu.

Zgodność nie dowodzi jednak, że kwoty są poprawne. Czynsz zapisany na innym koncie z wiersza B, na przykład 731 zamiast 402, zmieni w tym wariancie tylko pozycje w B, a żaden z wyników się nie zmieni.

Przychód to nie kwota z faktury

Łatwo przepisać do wiersza A sumę faktur. Ziarno wystawiło fakturę na 3 690,00 zł, a przychód wzrósł o 3 000,00 zł. Różnica, 690,00 zł, to VAT należny na koncie 222, a przychody netto liczy się „bez podatku od towarów i usług” (art. 3 ust. 1 pkt 30a lit. a). Wcześniejszą sprzedaż za 6 500,00 zł zaksięgowaliśmy dla prostoty bez VAT, a suma obu daje 9 500,00 zł.

Zysk 2 800,00 zł nie oznacza też, że tyle pieniędzy przybyło. W kasie i na rachunku Ziarna razem w tym czasie ich ubyło, co liczymy w tekście o zasadach rachunkowości.

Zmiana stanu produktów koryguje koszty niesprzedanych wyrobów

W wierszu A wzoru jest pozycja, która zwykle budzi pytania: „II. Zmiana stanu produktów (zwiększenie – wartość dodatnia, zmniejszenie – wartość ujemna)” (Załącznik nr 1). Ziarno odsprzedaje towar, więc jej nie ma. Ustawa nie tłumaczy jej celu, więc poniższe wyjaśnienie to rozumowanie na liczbach, a nie cytat.

Weźmy producenta spoza naszej księgi. Wytworzył dwie partie wyrobów, każdą kosztem 5 000,00 zł. Jedną sprzedał za 8 000,00 zł, a drugą ma w magazynie. Na sprzedanej partii zarobił więc 3 000,00 zł. W wierszu B stoi jednak całe 10 000,00 zł, bo u producenta ten wariant wymienia koszty okresu według rodzaju, także te niesprzedanych wyrobów. Sama sprzedaż minus te koszty dałaby stratę.

Dlatego wiersz A.II dodaje 5 000,00 zł niesprzedanych wyrobów. A wynosi 13 000,00 zł, z czego sprzedaż to tylko 8 000,00 zł, a C wynosi 3 000,00 zł. Gdy stan wyrobów maleje, A.II ma wartość ujemną i obniża A. Towar Ziarna tego wiersza nie potrzebuje, bo do B trafia dopiero po sprzedaży: 5 500,00 zł, a nie 3 000,00 zł zakupów. Reszta pochodzi z zapasu z początku okresu.

Litery wierszy zależą od wariantu

Wariant wybiera kierownik jednostki (art. 47 ust. 4 pkt 1). Kalkulacyjny grupuje te same koszty według funkcji. Bierzemy podział czynszu założony w tekście o układach kosztów: 900,00 zł na sprzedaż i 300,00 zł na zarząd. To założenie, nie zapis z księgi Ziarna.

Te same koszty w wariancie kalkulacyjnym, przy założonym podziale czynszu, wiersze od A do F

Wiersz	Nazwa	Kwota
A	Przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów	9 500,00 zł
B	Koszty sprzedanych produktów i towarów	5 500,00 zł
C	Zysk (strata) brutto ze sprzedaży (A–B)	4 000,00 zł
D	Koszty sprzedaży	900,00 zł
E	Koszty ogólnego zarządu	300,00 zł
F	Zysk (strata) ze sprzedaży (C–D–E)	2 800,00 zł

Tabela kończy się na F, a dalsze wyniki, I, L i O, też wynoszą u nas 2 800,00 zł. Wynik jest ten sam, a droga inna. Ten wariant ma wiersz, którego porównawczy nie pokazuje: zysk brutto ze sprzedaży, 4 000,00 zł. Uważaj przy porównywaniu dwóch sprawozdań po literach. Zysk ze sprzedaży to C w porównawczym, a F w kalkulacyjnym. Zysk netto to L w porównawczym, a „O. Zysk (strata) netto (L–M–N)” w kalkulacyjnym (Załącznik nr 1).

Stary wzór może nie pasować do obecnego

Korzystaj z aktualnego załącznika, a nie ze starego szablonu. Obecne wiersze A i B nadała ustawa z 6 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1863). Stosuje się je „po raz pierwszy do sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2023 r.” (art. 14 ust. 3). W Załączniku nr 1 nie ma też wierszy na zyski i straty nadzwyczajne, które definicja ustawy wiąże z bankami, zakładami ubezpieczeń i reasekuracji oraz SKOK-ami (art. 3 ust. 1 pkt 33).

Są też krótsze wzory: Załącznik nr 4 dla jednostek mikro i Załącznik nr 5 dla małych, gdy korzystają z uproszczeń (art. 47 ust. 4 pkt 4 i 5). Nasz przykład trzyma się pełnego wzoru. Czy Twoja firma może użyć krótszego, sprawdź z księgową.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: art. 3 ust. 1 pkt 30a lit. a i pkt 33, art. 42 ust. 1, art. 47 ust. 1 i ust. 4 pkt 1, 4 i 5, Załącznik nr 1. Stan tekstu: 8 października 2026 r.
• Ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2024 poz. 1863): art. 1 pkt 34, art. 14 ust. 3.