Jak zaksięgować zakup i sprzedaż z VAT na kredyt kupiecki?

Przy zakupie na kredyt kupiecki dług wobec dostawcy zapisujesz w kwocie brutto, towar w kwocie netto, a różnicę jako VAT naliczony. Przy sprzedaży należność od odbiorcy to kwota brutto, przychód to kwota netto, a różnica to VAT należny. VAT należny nie wchodzi do przychodów netto, a VAT naliczony podlegający odliczeniu nie wchodzi do ceny towaru, więc żaden z nich nie zmienia wyniku. Na koniec okresu oba konta VAT rozliczasz, a nadwyżkę należnego przelewasz do urzędu skarbowego.

Dostawcy jesteś winien brutto, a towar jest wart netto

Śledzimy Ziarno sp. z o.o., małą palarnię kawy. We wcześniejszych tekstach dla prostoty pomijaliśmy VAT, a od tej operacji, dziesiątej w księgach Ziarna, już go liczymy. Zakładamy, że Ziarno jest podatnikiem VAT, rozlicza się miesięcznie i może odliczyć cały podatek z zakupu. Zakup, sprzedaż i obie zapłaty mieszczą się w jednym miesiącu, a przelew do urzędu może przyjść już w następnym. Numery kont 221, 222 i 225 pochodzą z naszego przykładowego planu. W pełnej księgowości firma ustala je sama w zakładowym planie kont, więc u Ciebie mogą być inne.

W przykładzie przyjmujemy stawkę 23 % i nie rozstrzygamy, jaka stawka dotyczy kawy. Art. 41 ust. 1 ustawy o VAT podaje 22 %, a przepis przejściowy mówi, że w swoim okresie ta stawka „wynosi 23 %” (art. 146ef ust. 1 pkt 1). Koniec tego okresu minister ogłasza obwieszczeniem w Monitorze Polskim (art. 146ef ust. 2). W wyszukiwarce aktów Sejmu nie znaleźliśmy takiego obwieszczenia, stan na 3 listopada 2026 r. Stawkę dla własnej sprzedaży sprawdź u księgowej.

Ziarno kupuje towar za 2 000,00 zł netto, z fakturą na 2 460,00 zł i odroczonym terminem płatności.

Każda z trzech kwot ma swoją podstawę. Dług to 2 460,00 zł, bo zobowiązania wycenia się „w kwocie wymagającej zapłaty” (art. 28 ust. 1 pkt 8). Towar to 2 000,00 zł, bo cena nabycia obejmuje „kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług” (art. 28 ust. 2). Pozostałe 460,00 zł to podatek z otrzymanej faktury, czyli podatek naliczony (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Ziarno odzyska tę kwotę w rozliczeniu, więc trafia ona na stronę Wn konta 221.

Odbiorca jest Ci winien brutto, a przychód to netto

Ziarno sprzedaje towar za 3 000,00 zł netto, z fakturą na 3 690,00 zł, też z odroczoną płatnością.

Należność to kwota „wymaganej zapłaty” (art. 28 ust. 1 pkt 7), czyli 3 690,00 zł. Przychód to 3 000,00 zł, bo przychody netto ze sprzedaży ustawa liczy „bez podatku od towarów i usług” (art. 3 ust. 1 pkt 30a lit. a). Pozostałe 690,00 zł Ziarno pobiera od odbiorcy na rozliczenie z urzędem, więc jest to VAT należny po stronie Ma konta 222.

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami prowadzi się też na kontach pomocniczych (art. 17 ust. 1 pkt 2), a dlaczego ma to znaczenie, pokazujemy w tekście o kontach aktywnych i pasywnych.

Sprzedany towar trzeba jeszcze zdjąć z magazynu. Operacja 12 zapisuje 1 500,00 zł Wn na koncie 731 i 1 500,00 zł Ma na koncie 330. Tu VAT się nie pojawia, bo to nie jest kolejna dostawa, tylko przeniesienie wartości towaru w cenie zakupu. VAT od tej sprzedaży ujęliśmy już w operacji 11.

VAT powstaje przy sprzedaży, a nie przy zapłacie

Łatwo założyć, że podatek pojawia się dopiero, gdy klient zapłaci. Ogólna zasada brzmi inaczej: „obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi” (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Przepis ma wyjątki, które wymienia. Gdy firma dostanie zaliczkę przed dostawą, obowiązek powstaje co do zasady „z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty” (art. 19a ust. 8). Inne terminy ma też metoda kasowa, którą może wybrać mały podatnik (art. 21 ust. 1).

U Ziarna podatek pojawia się więc w operacji 11, a pieniądze dopiero w operacji 13: 3 690,00 zł Wn na koncie 130 i tyle samo Ma na koncie 201. W operacji 14 Ziarno płaci dostawcy, zapisując 2 460,00 zł Wn na koncie 202 i tyle samo Ma na koncie 130. Obie płatności idą w kwocie brutto, a żadna nie dotyka kont VAT ani wyniku. Spłacają tylko rozrachunki.

Podobnie jest po stronie zakupu. Prawo do odliczenia co do zasady nie czeka na zapłatę dostawcy, a inaczej jest u małego podatnika na metodzie kasowej (art. 86 ust. 10e). Powstaje za okres, w którym przy zakupie powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż za okres otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1). Kto nie odliczy w tym terminie, może to zrobić w jednym z trzech następnych okresów, a przy rozliczeniu kwartalnym w jednym z dwóch (art. 86 ust. 11). Data zapisu i okres odliczenia nie muszą się więc pokrywać. Co zrobić w konkretnym przypadku, ustal z księgową.

Na koniec okresu naliczony pomniejsza należny

Podatnik ma „prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”, w zakresie, w jakim zakupy służą czynnościom opodatkowanym (art. 86 ust. 1). Na kontach Ziarna przed rozliczeniem są dwa salda: 460,00 zł Wn na koncie 221 i 690,00 zł Ma na koncie 222. Do zapłaty zostaje różnica, czyli 230,00 zł.

Ustawa nie mówi, jak ten zapis ma wyglądać. To typowy sposób ujęcia w naszym planie kont: oba konta VAT się zerują, a kwota do zapłaty przechodzi na konto 225 Rozrachunki z budżetami. Przelew do urzędu to operacja 16: 230,00 zł Wn na koncie 225 i tyle samo Ma na koncie 130. Podatek za okres miesięczny wpłaca się „w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy” (art. 103 ust. 1), a w tym samym terminie składa się deklarację (art. 99 ust. 1).

Gdyby naliczony był wyższy od należnego, różnicą można obniżyć podatek za następne okresy albo wystąpić o jej zwrot na rachunek bankowy (art. 87 ust. 1).

VAT należny i VAT podlegający odliczeniu nie zmieniają wyniku

Łatwo uznać VAT za koszt albo za część przychodu. U Ziarna 460,00 zł z zakupu nie weszło do ceny towaru, a 690,00 zł ze sprzedaży nie weszło do przychodów netto, z powodów podanych przy obu fakturach. Sprzedaż dała 3 000,00 zł przychodu przy 1 500,00 zł wartości sprzedanego towaru, więc wynik urósł o 1 500,00 zł, z 1 300,00 zł do 2 800,00 zł. Gdyby przychód zapisać brutto, wynik byłby o 690,00 zł za wysoki.

Warunek odliczenia dotyczy tylko podatku z zakupu, a VAT należny i tak nie wchodzi do przychodów netto. Art. 28 ust. 2 wyłącza z ceny nabycia tylko podatek podlegający odliczeniu, więc ten, którego firma odliczyć nie może, zostaje w cenie kupionego składnika. Jak ująć go przy zakupie usługi, ustal z księgową.

Saldo konta bankowego to nie tylko pieniądze firmy

Wynik i stan rachunku to dwie różne liczby. W operacjach 10–16 wynik urósł o 1 500,00 zł, a saldo konta 130 o 1 000,00 zł, z 16 100,00 zł Wn do 17 100,00 zł Wn. Pozostałe 500,00 zł leży w towarach: przybyło ich za 2 000,00 zł, a ubyło za 1 500,00 zł.

Sam VAT dał na rachunku 0,00 zł. Wpłynęło 690,00 zł od odbiorcy, a wypłynęło 460,00 zł do dostawcy i 230,00 zł do urzędu. Między operacją 13 a 16 część salda należy się więc urzędowi. Zero wychodzi jednak tylko dlatego, że obie faktury zapłacono przed przelewem. Gdyby odbiorca nie zapłacił na czas, Ziarno przelałoby 230,00 zł z własnych pieniędzy.

W bilansie VAT pokazuje się jako należność lub zobowiązanie podatkowe

Załącznik nr 1 do ustawy ma na to dwa wiersze. Należności „z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych” leżą w aktywach, w pozycji B.II.3.b. Zobowiązania „z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych” leżą w pasywach, w pozycji B.III.3.g (Załącznik nr 1). W naszym planie kont saldo Wn trafia do pierwszego wiersza, a saldo Ma do drugiego. Po rozliczeniu za okres zostaje jedna kwota VAT na koncie 225, więc w jednym z tych wierszy.

Po operacji 16 podatek jest zapłacony, więc konta 221, 222 i 225 mają saldo zerowe, a bilans wynosi 59 300,00 zł po każdej stronie. Gdyby bilans sporządzić po rozliczeniu, a przed przelewem, te 230,00 zł byłoby zobowiązaniem. Równość sum nie dowodzi jednak, że kwoty są poprawne, co pokazujemy w tekście o zestawieniu obrotów i sald.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: art. 3 ust. 1 pkt 30a lit. a, art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 28 ust. 1 pkt 7 i 8, art. 28 ust. 2, Załącznik nr 1. Stan tekstu: 8 października 2026 r.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: art. 19a ust. 1 i 8, art. 21 ust. 1, art. 41 ust. 1, art. 86 ust. 1, 2, 10, 10b, 10e i 11, art. 87 ust. 1, art. 99 ust. 1, art. 103 ust. 1, art. 146ef ust. 1 i 2. Stan tekstu: 16 października 2026 r.