Jak i kiedy przeprowadzić inwentaryzację?

Inwentaryzacja sprawdza, czy stan z ksiąg rachunkowych zgadza się z rzeczywistością. Ustawa o rachunkowości daje trzy drogi: spis z natury, potwierdzenie od banku lub kontrahenta oraz porównanie z dokumentami, czyli weryfikację. Podstawowy termin to ostatni dzień roku obrotowego, a różnice rozlicza się w księgach roku, na który ten termin przypadał.

Metodę wyznacza rodzaj składnika

Ustawa każe przeprowadzić inwentaryzację „na ostatni dzień każdego roku obrotowego” i w trzech punktach mówi, jak potraktować poszczególne składniki (art. 26 ust. 1). Sprawdzamy to na Ziarnie sp. z o.o., małej palarni kawy, po 16 operacjach roku, jeszcze przed zamknięciem ksiąg. Numery kont pochodzą z naszego przykładowego planu.

Salda Ziarna po operacji 16 i ich metody, bez wyniku roku i zaliczki omówionych niżej

Składnik	Saldo	Metoda	Art. 26 ust. 1
100 Kasa	1 700,00 zł Wn	Spis z natury	pkt 1
330 Towary	3 500,00 zł Wn	Spis z natury	pkt 1
010 Środki trwałe	30 000,00 zł Wn	Spis z natury, a przy znacznie utrudnionym dostępie weryfikacja	pkt 1 lub 3
130 Rachunek bankowy	17 100,00 zł Wn	Potwierdzenie od banku	pkt 2
201 Należność od odbiorcy	6 500,00 zł Wn	Potwierdzenie od odbiorcy	pkt 2
202 Dług wobec pierwszego dostawcy	2 000,00 zł Ma	Weryfikacja	pkt 3
800 Kapitał podstawowy	54 500,00 zł Ma	Weryfikacja	pkt 3

Spis nie kończy się na liczeniu. Pkt 1 mówi o drodze „spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic”. Tabela pomija konta 221, 222 i 225, bo po rozliczeniu VAT i przelewie do urzędu mają saldo zerowe. Art. 26 mówi o aktywach i pasywach, a nie o kontach, więc o dokumentowanie takich kont zapytaj księgową. Pomija też wynik roku, 2 800,00 zł Ma, który do zamknięcia ksiąg leży na kontach kosztów i przychodów. Art. 26 nie omawia go osobno, a my nie przypisujemy mu metody.

Liczenie to tylko jedna z trzech metod

Łatwo sądzić, że inwentaryzacja to liczenie towaru w magazynie. W tabeli liczy się tylko to, co da się policzyć. Pieniędzy na rachunku nie przeliczysz, więc bank potwierdza ich stan, a kapitału nie policzysz i nie ma kto go potwierdzić, więc porównujesz księgi z dokumentami.

Kapitał trafia do pkt 3, bo mowa w nim o inwentaryzacji „aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2”. Sporo pozycji znajdzie się tam właśnie w ten sposób, a nie dlatego, że ustawa wymienia je z nazwy.

Długów wobec dostawców art. 26 nie każe potwierdzać

Popularne skrótowe ujęcie brzmi: rozrachunki potwierdza się saldem. Pkt 2 wymienia jednak „należności, w tym udzielonych pożyczek”, a o zobowiązaniach w nim nie ma mowy. Dlatego 2 000,00 zł długu Ziarna czytamy jako pasywo niewymienione, czyli pkt 3 i weryfikację. To nasze odczytanie tekstu. Przepis nie zakazuje wprost wysłania potwierdzenia także dostawcy, więc o praktyce w Twojej firmie porozmawiaj z księgową.

Trudniejsza jest zaliczka dla drugiego dostawcy, saldo 500,00 zł Wn na tym samym koncie 202. Art. 26 nie wymienia zaliczek, więc nie ma jej w tabeli i nie rozstrzygamy, czy to pkt 2, czy pkt 3. Pokazuje za to, że liczy się, czym jest saldo każdego kontrahenta, a nie numer konta. To samo konto daje tu dług po stronie Ma i zaliczkę po stronie Wn.

Ta sama należność może zmienić metodę

Wróćmy do 6 500,00 zł, których odbiorca nie zapłacił. Przyjmijmy, że odbiorca prowadzi księgi rachunkowe, bo należności od osób, które ich nie prowadzą, pkt 3 wymienia osobno. Dopóki nikt nie kwestionuje tej kwoty, jest to zwykła należność, więc Ziarno prosi odbiorcę o potwierdzenie. W tekście o zasadach rachunkowości rozważamy przykład, w którym odbiorca ją kwestionuje. Wtedy wchodzi w grę pkt 3, który obejmuje „należności spornych i wątpliwych”, więc zamiast potwierdzenia jest weryfikacja dokumentów. Ustawa nie definiuje w art. 26, kiedy należność staje się sporna, więc taką ocenę zostaw księgowej.

Pkt 3 ma też furtkę dla pozostałych składników: stosuje się go, „jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe”. Trudność musi mieć uzasadnioną przyczynę, a sama wygoda jej nie zastąpi.

Nie wszystko trzeba spisać 31 grudnia

W tym tekście rok obrotowy kończy się 31 grudnia. Art. 26 ust. 3 uznaje termin za dotrzymany także w innych przypadkach, a najważniejsze jest okno z pkt 1. Inwentaryzację „rozpoczęto niewcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku” (art. 26 ust. 3 pkt 1).

Okno ma warunek. Stan ze spisu lub potwierdzenia trzeba przenieść na dzień, na który ustalasz stan z ksiąg, dopisując i odpisując przychody i rozchody z czasu pomiędzy. Stan z ksiąg „nie może być ustalony po dniu bilansowym”. Załóżmy, że Ziarno spisało towar zaraz po operacji 9, w ramach okna, i znalazło go za 3 000,00 zł. Potem dokupiło towar za 2 000,00 zł (operacja 10), a sprzedało za 1 500,00 zł w cenie zakupu (operacja 12). Stan na koniec roku to 3 500,00 zł, czyli tyle, ile pokazują księgi. Gdyby wyszło inaczej, zostałaby różnica do wyjaśnienia.

Z okna wyłączono jednak aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku oraz zapasy z art. 17 ust. 2 pkt 4. Te ostatnie to między innymi towary, których wartość odpisuje się w koszty „na dzień ich zakupu”. Ziarno tak nie robi, bo kupiony towar zapisuje na koncie 330, a koszt dopiero przy sprzedaży, więc jego towar może skorzystać z okna. Kasa nie może, bo gotówka to aktywa pieniężne, a dalsze punkty art. 26 ust. 3 nie dają jej innego terminu, więc liczysz ją na ostatni dzień roku. Rachunek bankowy jest mniej jasny: art. 26 ust. 1 pkt 1 odróżnia środki w banku od pozostałych aktywów pieniężnych, a ust. 3 pkt 1 już nie. Czy saldo banku można potwierdzić w oknie, ustal z księgową.

Pozostałe punkty wydłużają cykl. Zapasy na strzeżonych składowiskach z ewidencją ilościowo-wartościową wystarczy inwentaryzować „raz w ciągu 2 lat”. Nieruchomości zaliczone do środków trwałych i inne środki trwałe na terenie strzeżonym można objąć inwentaryzacją „raz w ciągu 4 lat” (art. 26 ust. 3 pkt 2 i 3). Czy Twoje składniki spełniają te warunki, oceni księgowa.

Różnica idzie do ksiąg roku, którego dotyczy

Przyjmijmy, poza księgą Ziarna, że spis na koniec roku wykazał towar za 3 350,00 zł, a księgi 3 500,00 zł. Brakuje więc 150,00 zł. Takich różnic nie zostawia się bez wyjaśnienia: „należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji” (art. 27 ust. 2).

Najpierw więc ustalasz przyczynę. Może to być błąd w księgach, błąd w spisie albo faktyczny ubytek towaru. Ustawa nie podaje, na których kontach i po których stronach rozlicza się różnicę, więc nie pokazujemy tu dekretu. Zależy to od przyczyny i planu kont firmy. Tę różnicę zostawiamy też poza księgą Ziarna, aby liczby w kolejnych tekstach pozostały te same.

Portale piszą czasem o rozliczeniu różnic do końca pierwszego kwartału następnego roku. W ustawie takiego terminu nie ma: słowo „kwartał” w ogóle w niej nie pada, stan na 8 października 2026 r. Liczy się to, do księgi którego roku trafia rozliczenie. W praktyce oznacza to pracę jeszcze przed zamknięciem roku, bo te księgi trzeba zamknąć już z rozliczoną różnicą.

Po spisie zostają dokumenty

Inwentaryzację i jej wyniki „należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych” (art. 27 ust. 1). Art. 26 i 27 nie nazywają arkuszy spisowych ani komisji inwentaryzacyjnej, więc ich forma jest wyborem firmy i tematem dla księgowej. Dokumenty inwentaryzacyjne są wymienione wśród zbiorów, które trzeba przechowywać i chronić (art. 71 ust. 1).

Spis obejmuje też cudze rzeczy. Gdyby Ziarno trzymało kawę powierzoną mu przez inną firmę do sprzedaży lub przechowania, spisałoby ją, „powiadamiając te jednostki o wynikach spisu” (art. 26 ust. 2). Zestawienie obrotów i sald porównuje księgi tylko same ze sobą, a inwentaryzacja porównuje je ze stanem rzeczywistym. Dlatego ustawa liczy ją wśród działań rachunkowości jako „sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów” (art. 4 ust. 3 pkt 3).

Źródła

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: art. 4 ust. 3 pkt 3, art. 17 ust. 2 pkt 4, art. 26 ust. 1–3, art. 27 ust. 1 i 2, art. 71 ust. 1. Stan tekstu: 8 października 2026 r.