Pełna księgowość czy uproszczona: kto musi prowadzić księgi, a kto KPiR lub ryczałt?
Najpierw decyduje forma prawna, a dopiero potem przychody. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe bez względu na wielkość, a osoba fizyczna, spółka jawna osób fizycznych czy spółka partnerska dopiero od progu 2 500 000 euro przychodów netto za poprzedni rok. Poniżej progu zwykle wchodzi w grę KPiR albo, dla części firm, ryczałt, a księgi można wybrać dobrowolnie.
Ta sama palarnia podlega innym zasadom zależnie od formy
Ziarno, palarnia kawy, którą śledzimy na tym blogu, to spółka z o.o. Ustawa o rachunkowości obejmuje „spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji)” (art. 2 ust. 1 pkt 1). W tym punkcie nie ma żadnego progu. Spółka z o.o. jest spółką kapitałową (art. 4 § 1 pkt 2 KSH), więc Ziarno prowadzi księgi, choćby sprzedało kawę za niewielką kwotę. Otwiera je na dzień pierwszego zdarzenia „wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym” i ma na to 15 dni (art. 12 ust. 1 pkt 1).
Gdyby tę samą palarnię prowadziła jedna osoba jako własną działalność, obowiązek zależałby od przychodów. Dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich ustawa wymaga, by przychody netto za poprzedni rok obrotowy „wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro” (art. 2 ust. 1 pkt 2).
| Forma | Księgi rachunkowe | KPiR | Ryczałt od przychodów |
|---|---|---|---|
| Spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna, spółka komandytowa | Zawsze | Nie | Nie |
| Osoba fizyczna | Od progu albo z wyboru | Poniżej progu | Do limitu, jeśli działalność nie jest wyłączona |
| Spółka jawna osób fizycznych | Od progu albo z wyboru | Poniżej progu | Do limitu, jeśli działalność nie jest wyłączona |
| Spółka partnerska | Od progu albo z wyboru | Poniżej progu | Ustawa o ryczałcie jej nie wymienia |
Dlatego nieprawdą jest, że każda spółka handlowa musi prowadzić księgi. Spółka jawna osób fizycznych i spółka partnerska też są spółkami handlowymi (art. 1 § 2 KSH), a punkt 1 odsyła w ich sprawie do progu z punktu 2. Pozostałe spółki handlowe, na przykład komandytowa albo jawna z innym wspólnikiem niż osoba fizyczna, zostają w punkcie 1, bez progu.
Próg liczysz od przychodów, a nie od zysku
Firma z dużą sprzedażą i małym zyskiem może przekroczyć próg, bo ustawa mierzy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów. Liczą się one „bez podatku od towarów i usług” (art. 3 ust. 1 pkt 30a). Ustawa o PIT ma własny test, oparty na przychodach „w rozumieniu art. 14”, więc dokładne wyliczenie zostaw księgowej (art. 24a ust. 4).
Euro przelicza się po średnim kursie NBP „na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy” (art. 3 ust. 3). Ministerstwo Finansów podało dla przychodów za 2025 r. kwotę 10 646 500 zł, przy kursie 4,2586 zł, i czyta ją jako obowiązek prowadzenia ksiąg w 2026 r. (podatki.gov.pl). Kwoty na kolejny rok trzeba sprawdzić osobno.
Poniżej progu księgi można wybrać dobrowolnie „od początku następnego roku obrotowego” (art. 2 ust. 2). Sposób zgłoszenia opisują dwa przepisy: ten sam ustęp mówi o zawiadomieniu urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, a ustawa o PIT o informacji w zeznaniu rocznym (art. 24a ust. 5). Jak łączą się w Twoim przypadku, sprawdź u księgowej.
KPiR i ryczałt pochodzą z prawa podatkowego, a księgi z ustawy o rachunkowości
KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, wynika z ustawy o PIT. Ma być prowadzona „w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy” (art. 24a ust. 1). Jej wzór określa rozporządzenie, od 1 stycznia 2026 r. nowe (Dz.U. 2025 poz. 1299), bo poprzednie z 2019 r. przestało obowiązywać. Wzór ma 19 kolumn.
Ryczałt to forma podatku, a nie sposób księgowania. Podatek „pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania” (art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie), więc do podatku koszty się nie liczą. Firma prowadzi ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych oraz przechowuje dowody zakupu (art. 15 ust. 1). Część działalności jest z ryczałtu wyłączona, na przykład „prowadzenia aptek” (art. 8 ust. 1 pkt 3). Istnieje jeszcze karta podatkowa, ale tylko dla tych, którzy „kontynuują stosowanie opodatkowania w tej formie po dniu 31 grudnia 2021 r.” (art. 25 ust. 1).
Limit ryczałtu może się wkrótce zmienić. Na 2 listopada 2026 r. wynosi 2 000 000 euro przychodów z poprzedniego roku (art. 6 ust. 4), czyli na 2026 r. 8 517 200 zł według Ministerstwa Finansów. Firma, która dopiero zaczyna działalność w danym roku, może z niego skorzystać bez względu na przychody, jeśli nie jest na karcie podatkowej. Rządowy projekt ustawy obniża limit do 250 000 euro dla przychodów od 1 stycznia 2027 r. (druk sejmowy nr 3147). Sejm uchwalił ustawę 22 października 2026 r., Senat zaproponował 27 października poprawki, a publikacji w Dzienniku Ustaw nie znaleźliśmy. Czytaliśmy tekst rządowy, więc liczba może jeszcze się zmienić. Sprawdź stan przed decyzją.
Ta sama spłata dostawcy wygląda inaczej w każdej ewidencji
Ziarno spłaca dostawcy 2 000,00 zł przelewem. W księgach rachunkowych to dwa zapisy: 2 000,00 zł po stronie Wn konta 202 Rozrachunki z dostawcami i 2 000,00 zł po stronie Ma konta 130 Rachunek bankowy. Na kontach księgi głównej zdarzenia ujmuje się „zgodnie z zasadą podwójnego zapisu” (art. 15 ust. 1), a księgi obejmują „zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald” (art. 13 ust. 1). Licząc od bilansu otwarcia, saldo konta 130 spada z 20 000,00 zł Wn do 18 000,00 zł Wn, a dług na koncie 202 z 4 000,00 zł Ma do 2 000,00 zł Ma. Numery kont są przykładowe.
Teraz ta sama palarnia prowadzona przez jedną osobę, która ma KPiR. Księga ma kolumny na przychody i wydatki, a nie ma kolumny na saldo, więc nie odczytasz z niej stanu rachunku ani długu wobec dostawcy. Wydatki wpisuje się „według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów” z ustawy o PIT (§ 10 rozporządzenia). Czy sama zapłata wcześniej ujętej faktury wymaga nowego wpisu, zależy od tych zasad. W tym tekście ich nie rozstrzygamy.
Przy ryczałcie ustawa wymaga ewidencji przychodów, wykazu środków trwałych i dowodów zakupu, więc salda rachunku ani długu z nich też nie odczytasz. Uproszczenia nie polegają zatem na mniejszej liczbie tych samych zapisów. KPiR i ewidencja przychodów służą przede wszystkim obliczeniu podatku. Księgi rachunkowe mogą do tego służyć także (art. 24a ust. 1), a przy tym pokazują salda kont.
„Uproszczona księgowość” to nazwa potoczna
Przeszukaliśmy ustawę o rachunkowości, ustawę o PIT, ustawę o ryczałcie, Kodeks spółek handlowych i rozporządzenie o KPiR. Zwrotów „pełna księgowość” i „uproszczona księgowość” tam nie ma. Używa ich za to rządowy portal: pisze o księgach „(pełna księgowość)” i o KPiR jako „uproszczona forma księgowości przeznaczona dla mniejszych firm” (biznes.gov.pl). Możesz więc używać tych nazw w rozmowie, ale w przepisach szukaj księgi rachunkowej i podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Nie myl tego z uproszczoną ewidencją przychodów i kosztów. Taka nazwa w ustawie jest, ale dotyczy określonych organizacji non profit i kół gospodyń wiejskich (art. 2 ust. 5).
Ten blog uczy pełnej księgowości, bo Ziarno prowadzi księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe to dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz. Sprawozdanie finansowe, z bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową, sporządza się „na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych” (art. 45 ust. 1). Właśnie tego uczymy na przykładzie Ziarna. Dlatego w kolejnych tekstach piszemy tylko o pełnej księgowości: od bilansu przez konto teowe po dekret.
Przed tym warto wiedzieć, czym w ogóle jest rachunkowość i księgowość i kto wykonuje tę pracę. Wybór formy opodatkowania we własnej firmie omów z księgową albo doradcą podatkowym, bo ten tekst opisuje zasady, a nie Twój przypadek.
Źródła
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: art. 2 ust. 1, 2 i 5, art. 3 ust. 1 pkt 30a, art. 3 ust. 3, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1, art. 15 ust. 1, art. 45 ust. 1 i 2. Stan tekstu: 8 października 2026 r.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych: art. 24a ust. 1, 4 i 5. Stan tekstu: 16 września 2026 r.
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym: art. 6 ust. 4, art. 8 ust. 1 pkt 3, art. 12 ust. 2, art. 15 ust. 1, art. 25 ust. 1. Stan tekstu: 26 sierpnia 2026 r.
- Kodeks spółek handlowych: art. 1 § 2, art. 4 § 1 pkt 2. Stan tekstu: 3 czerwca 2026 r.
- Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2025 poz. 1299.
- Druk sejmowy nr 3147, projekt rządowy, nie jest prawem na 2 listopada 2026 r.
- Ministerstwo Finansów, Stawki i limity. biznes.gov.pl, Podstawowe informacje o księgowości i ewidencjach.
Tekst przygotowany z pomocą AI. To materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Jak powstają artykuły
Ten blog prowadzi Rachbook. Co to jest?